EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Titulo de la actividad: Trabajar con Formularios
Objetivo: Analizar la forma de trabajo con formularios
Actividades: Leer el Texto
Producto: Editar dos Formularios a la Base de Datos vista en clase
Fecha de entrega: miércoles 30 de septiembre.

Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.

La vista diseño de formulario

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles vistos en clase.

Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual.

Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

El área de diseño consta de tres secciones:

La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar:

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente.

VISUALIZAR Y MODIFICAR DATOS DE UNA TABLA

Titulo de la actividad: Visualizar y modificar datos de una tabla Consultas de Acción

Objetivo: Identificar que son y como se aplican las consultas de acción
Actividades: Leer el Texto
Producto: Asignar dos consultas de actualización a la Base de Datos vista en clase
Fecha de entrega: miércoles 23 de septiembre.

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale un cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.

Consultas de actualización.

Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.

Para crear una consulta de actualización:

        • Abrimos una nueva consulta en vista diseño.

        • Añadimos la tabla que queremos actualizar.

        • Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:

A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas “Orden:” y “Mostrar:” por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila “Actualizar a:” como se muestra a continuación:

1. El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas.

2. En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.

3. En la fila “Actualizar a:” escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.

        • La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.

        • Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.

        • La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando.

4. Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición de búsqueda.

5. Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Clave_Curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [Clave_Curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizará el campo código curso al valor nulo en los registros donde código curso sea igual a cero.

6. Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial.

7. Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.

8. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono del mismo nombre. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla.

9. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila “Actualizar a:” sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.

10. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnos un nuevo campo Habita para almacenar en él la localidad donde vive el alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en su Población queremos crear una consulta para rellenar el campo Habita de todos los alumnos con el nombre de su Población y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la Población.

        • En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Habita y en la fila Actualizar a: poner [Población] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Población.

        • También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes de la actualización. por ejemplo queremos subir un 3% el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1.3 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 3 /100)).

11. Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnos para guardar el número de horas que le quedan a los alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con el N_Horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo Horas_Restantes y el campo N_Horas del curso en el que está inscrito el alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnos y Curso. La consulta quedaría así:

TIPOS DE DATOS

Titulo de la actividad: Datos de una tabla

Objetivo: Identificar los tipos de datos posibles de una tabla de Access
Actividades: Leer el Texto
Producto: Asignar el tipo de datos a los campos de las tablas vistas en clase
                 Fecha de entrega miércoles 16 de septiembre.



A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

CONCEPTOS DEL MODELO ENTIDAD - RELACIÓN

Presentación e historia del modelo:

El modelo E-R fue propuesto por Peter P. Chen entre los años 1976‑1977. Posteriormente otros muchos autores han investigado y escrito sobre el modelo, proporcionando importantes aportaciones, por lo que realmente no se puede considerar que exista un único modelo E-R.

El modelo E-R describe los datos como entidades, relaciones (vínculos) y atributos y permite representar el esquema conceptual de una base de datos de forma gráfica mediante los diagramas E-R.

Entidades y atributos:

El objeto básico que se representa en el modelo E-R es la entidad que es "cualquier objeto del mundo real con existencia propia, sobre el cual queremos tener información en una base de datos”. Una entidad puede ser un objeto con existencia física (una cierta persona, una casa, un empleado, un coche,..) o un objeto con existencia conceptual (una empresa, un puesto de trabajo, un curso universitario,...).

Conjunto de entidades es la totalidad de las entidades del mismo tipo que comparten las mismas propiedades o atributos. En los diagramas E-R se representan mediante un rectángulo y dentro del mismo se pone el nombre. Por ejemplo: CLIENTE, PROVEEDOR, ARTICULO, COCHE, etc. Debemos elegir nombres que comuniquen, hasta donde sea posible, el significado de cada entidad. Normalmente se utilizan nombres en singular y no en plural.

Tipos de entidades:

a) Fuertes (o regulares): que son aquellas que tienen existencia por si mismas (Por ejemplo, EMPLEADO). Las entidades fuertes se representan como se ha dicho con un rectángulo con trazo simple.

b) Débiles: cuya existencia depende de otro tipo de entidad (Por ejemplo, FAMILIAR depende de EMPLEADO. La desaparición de un empleado de la base de datos hace que desaparezcan también todos los familiares del mismo). Estos tipos de entidades se representan normalmente con un rectángulo con líneas de doble trazo. Estas entidades normalmente no tienen suficientes atributos para formar una clave primaria.

Cada entidad tiene propiedades específicas, llamadas atributos, que la describen. Por ejemplo, una entidad PROVEEDOR puede describirse por su Clave, su nombre, su teléfono, etc. Los atributos se representan por elipses que están conectadas a su entidad o relación mediante una línea recta.

Al conjunto de valores que puede tomar un atributo se le llama dominio del atributo. Toda entidad debe tener al menos un atributo que permita diferenciar unas entidades particulares de otras, es decir que no toman nunca el mismo valor para dos entidades particulares diferentes. A estos atributos se les llaman llaves. En el diagrama E-R los atributos clave deben aparecer destacados; una forma es subrayando su nombre (por ejemplo, Clave de la entidad PROVEEDOR).

Tipos de atributos:

a) Simples o compuestos: Los compuestos están formados por un conjunto de atributos, mientras que los simples no se pueden dividir.

b) Monovaluados o multivaluados: Los monovaluados sólo pueden tener un valor para una entidad particular, mientras que los multivaluados pueden tener más de un valor. Los multivaluados se representan mediante una elipse con trazado doble. (Por ejemplo el atributo color de la entidad COCHE es un atributo multivaluado, pues un coche puede estar pintado de varios colores).

c) Almacenados o derivados: Los derivados son atributos cuyo valor para una entidad particular puede obtenerse en función de los valores almacenados en otros atributos. Se representan mediante una elipse con trazo discontinuo. (Por ejemplo el atributo edad de la entidad PERSONA es un atributo derivado porque se puede obtener en función del valor del atributo fecha_nacimiento).

En 1979, Tardieu, propone tres reglas generales que debe cumplir una entidad:

• Tiene que tener existencia propia.

• Cada ocurrencia de un tipo de entidad debe poder distinguirse de las demás.

• Todas las ocurrencias de un tipo de entidad deben tener los mismos tipos de propiedades (atributos).

Vínculo o relación:

Se puede definir como una correspondencia, asociación o conexión entre dos o más entidades. En los diagramas E-R se representa gráficamente como un rombo y sus nombres son verbos. Por ejemplo: VENDE, PERTENECE, etc.



Una relación puede tener atributos descriptivos. Por ejemplo, en la relación anterior, podría tener como atributo descriptivo fecha_venta (la fecha en que se hace la venta).



Grado de una relación: es el número de entidades que participan en la relación. Se puede restringir el modelo E‑R para incluir solo conjuntos de relaciones binarias, es decir de grado 2 (es aconsejable).

Correspondencia de cardinalidad: expresa el número máximo de entidades que están relacionadas con una única entidad del otro conjunto de entidades que interviene en la relación. Aunque normalmente nos interesa sólo la cardinalidad máxima, a veces es útil especificar la cardinalidad mínima. Según su cardinalidad, podemos clasificar las relaciones de los siguientes tipos:



Tipos de participación de las entidades en una relación:

· Opcional (parcial): No todas las ocurrencias de una entidad tienen que estar relacionadas con alguna de la otra entidad. Se representa mediante una línea con trazo sencillo. (Por ejemplo, no toda persona posee animales, y no todo animal es posesión de alguna persona. En este caso ambas entidades participan parcialmente en la relación).



· Obligatoria (total): Todas las ocurrencias de una entidad deben estar relacionadas con alguna de la entidad con la que esta relacionada. Se dice también, que existen una participación total de ese conjunto de entidades en el conjunto de relaciones, y se representa mediante una línea con trazo doble. (Por ejemplo, todo proveedor tiene que vender algún artículo para serlo, y todo artículo es vendido por algún proveedor. En este caso ambas entidades participan de forma total en la relación).